附件三
贵阳中医学院学生档案管理办法
学生档案是学生学习、生活的最原始记录，全面反映了学生在校期间的德、能、体、美等表现，不仅对学生就业、考研产生重要影响，而且是今后干部人事档案的重要组成部分。为规范我校学生档案管理工作，完善学生档案建档、保存和投递工作程序，提高我校学生档案管理水平，现结合我校档案管理工作实际，制定本办法。
一、总体要求
1、学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的选拔任用依据。
2、各二级学院、班级必须将学生档案材料的形成、收集、整理、归档、暂存等各个环节纳入学生管理制度中去，切实维护和保证学生的档案材料的真实性与完整性，切实反映学生在校期间的真实情况。
3、学生档案的暂存和学生在校期间产生的各种应归档资料，各二级学院要明确专人管理。学校和各二级学院学生档案管理人员政治上必须可靠，敢于坚持原则，作风正派，能够遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，认真、细致，刻苦钻研业务，积极为学生档案管理工作服务。
二、归档内容
1、学生中学阶段的材料：入团或入党志愿书、高中毕业生登记表、中学生体育合格标准测试证（卡）等记录学生在校期间的有价值的资料。
2、在大学学习期间的材料：入团或入党志愿书、高等学校招生考生报名登记表、学生成绩登记表、学生健康检查表、高校毕业生登记表、学士学位申请表、就业报到证、各种奖励及惩处材料，以及其它记录学生在校期间的有价值的资料。
三、归档要求
1、各二级学院、班级要按照归档要求，将学生应归档的资料收集齐整。凡需归档的资料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用圆珠笔填写、复写或复印，以利于档案的长期保存。
2、招生部门在新生入校后应将高等学校招生考生报名登记表整理、分类移交给学生档案管理办公室，归入学生纸质档案。
3、学生入校时自带高中档案的，入学报到时交所在二级学院辅导员；辅导员收到新生档案后，要负责检查档案是否齐全，并认真对档案进行整理，按班级进行分类登记、造册。
4、在新生入学后一个月内，辅导员要将收到的学生档案及时交学校学生档案管理办公室查收；学校学生档案管理部门在收到档案后要将学生档案以班级为单位进行归档保存，存入其所在班级专柜，并与二级学院办理相关交接手续。
5、对未及时交纳档案的新生，由辅导员了解其具体原因，并负责督促本人及时查找提交个人档案。
6、学生在大学期间产生的各种应归档资料，各班级辅导员应及时转交本二级学院学生档案管理人员，由学生档案管理人员存入学生本人档案或转交学校学生档案部门查收归档。
7、学生档案一般在学生毕业离校（6月底）前，由学校学生档案管理部门组织各二级学院和毕业班辅导员进行装档，在对档案资料清点核对并完成学生档案资料装袋后，填写学生档案清单一式两份并签字备查，一份由学校学生档案管理部门存档，一份留存二级学院。
8、各二级学院、各班级辅导员要确保所提供的学生在校学习期间形成的档案资料的真实性、完整性和严肃性。
四、档案保管
1、全校学生档案管理工作由学生工作处（部）负责组织实施，并由专人负责档案管理工作。
2、学生工作处（部）要根据实际情况，建立学生档案管理制度，对接收的学生档案要及时进行整理，档案按编号顺序排列，分班级年级专柜存放，设立《××级学生档案材料名册》、《学生档案转递通知单》等。
3、学生档案保管严格执行安全保密制度，不得随意堆放，要严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
五、档案查阅、借阅
1、外单位查、借阅学生档案时，执行人员须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门调阅档案介绍信或相关函件，并由学校或学生工作处（部）批准同意后方可查、借阅。
2、学校从事学生工作的辅导员，党委组织、人事部门以及学生工作处（部）、保卫处、团委、各二级学院负责人可直接登记后查、借阅学生档案。
3、查、借阅学生档案一般不得带出档案保管室，如有特殊情况须带出时，须办理借阅手续，填写《学生档案借阅登记表》并经学校分管领导签字同意方可借出，但借期最长不得超过两周。到期仍需使用的，可办理续借手续。
4、查、借阅者将档案带出档案室，要遵守保密制度，妥善保管档案，不得有任何遗失；不得复印、摘抄档案内容。
5、所有的查、借阅者都要严守机密，借出档案也只限本人使用，未经许可，不得擅自转借，更不得涂改、划圈、自批、抽页和污损档案资料，确保档案的整洁、完整。
6、毕业生离校时，学生档案转出后，学生档案管理部门要对《学生档案资料名册》、《转递学生档案通知单》等，按年度装订成册，长期保存。
六、档案转递
1、毕业生离校前，各二级学院、各毕业班辅导员要在学校学生档案管理部门、毕业生就业指导中心的统一部署指导下，整理好毕业生的档案，做好装档密封及转递工作。学生在校期间因各种原因退学、转学、转专业等需转递档案时，各二级学院、班级辅导员要及时将学籍异动学生的档案重新整理归档，并做好相关的转递工作。
2、毕业生毕业离校两个月后，务必要到接受档案的有关部门查收个人档案；未查收到档案的毕业生，需在毕业后一年内通过学校到有关部门进行查询。按国家教育行政管理部门有关文件规定，一年后不再受理档案查询工作。
七、附则
1、本办法由学院学生工作处（部）负责解释。
2、本办法自下发之日起执行。原相关规定同时废止。其他有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。
