学生档案是学生学习、生活的最原始记录，全面反映了学生在校期间的德、能、体、美等表现，不仅对学生就业、考研产生重要影响，而且是今后干部人事档案的重要组成部分。为规范我校学生档案管理工作，完善学生档案建档、保存和投递工作程序，提高我校学生档案管理水平，现结合我校档案管理工作实际，制定本办法。

    一、总体要求

    1、学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的选拔任用依据。

    2、各系部、班级必须将学生档案材料的形成、收集、整理、归档、暂存等各个环节纳入学生管理制度中去，切实维护和保证学生的档案材料的真实性与完整性，切实反映学生的真实情况。

    3、学生档案的暂存和学生在校期间产生的各种应归档材料，各系部要明确专人管理。学校和各系部学生档案管理人员政治上必须可靠，敢于坚持原则，作风正派，能够遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，认真、细致，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。

    二、归档内容

    1、学生中学阶段的材料：入团或入党志愿书、高中毕业生登记表（学习成绩登记、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表）、中学生体育合格标准测试证（卡）、高等学校考生招考登记表、高等学校招生体检检查表、高等学校考生录取电子档案等其它记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料等）。

    2、在我校学习期间的材料：入团或入党志愿书、新生入学登记表、学生成绩登记表、学生健康检查表、高校毕业生登记表、获得学位申请表、就业报到证、各种奖励及惩处材料，以及其它记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料）。

    三、归档要求

    1、各系部、班级要按照归档要求，将学生应归档的材料收集齐整。凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写或使用打印机打印，严禁使用圆珠笔填写、复写或复印，以利于档案的长期保存与使用。

    2、招生部门在新生入校前应将高招电子档案纸质化后移交给学生档案管理办公室，一并归入学生纸质档案。

    3、学生入校时自带纸质档案的，入学报到时交所在系部辅导员；辅导员收到新生档案后，要认真核对新生档案，负责检查档案是否齐全和档案材料的实际情况，对档案进行整理，按班级分类登记、造册。

    4、在新生入学后一个月内，辅导员要将收到的学生档案及时统一交学院学生档案管理办公室查收；学院学生档案管理办公室在收到档案后要将学生档案立即装入其所在班级专柜，并与系部有相应交接手续。

    5、对未及时交纳档案的新生，由辅导员要求其说明原因，并督促其本人负责查找并提交个人档案。

    6、学生在我校期间产生的各种应归档材料，各班级应及时转交本系部学生档案管理人员，由学生档案管理人员存入学生本人档案或转交学院学生档案管理办公室。

    7、学生档案一般在学生毕业离校（6月底）前，由学生档案管理办公室组织各系部、各毕业班辅导员进行装档，在对档案材料清点核对并完成学生档案资料装袋后，填写学生档案清单一式两份并签字备查，一份交学院学生档案管理办公室，一份留存系部。

    8、各系部、各班级辅导员要确保所提供的学生在校学习期间形成的档案材料的真实性、严肃性。

    四、档案保管

    1、全院学生档案管理工作由学生处学生档案管理办公室负责组织实施，并有专人负责档案管理工作。

    2、档案管理科要根据实际情况，建立学生档案管理制度，对接收的学生档案要及时进行整理，档案按编号顺序排列，分班级年级专柜存放，设立《××级学生档案材料名册》、《转递学生档案通知单》（包括回执、存根等）、《学生基本情况登记表》（档案卡片）等。

    3、要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，要严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

    五、档案查阅、借阅

    1、外单位查、借阅学生档案时，执行人员须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门调阅档案介绍信或相关函件，并由学院或学生处批准同意后方可查、借阅。

    2、学校从事学生工作的辅导员，党委组织部门、院团委、各系部负责人可直接登记后查、借阅学生档案。

    3、查、借阅学生档案一般不得带出档案保管室，如有特殊情况须带出时，须办理借阅手续，填写《学生档案借阅登记表》并经学院分管领导签字同意方可借出，但借期最长不得超过两周。到期仍需使用的，可办理续借手续。

    4、查、借阅者将档案带出档案室，要注意保管好档案，不得有任何遗失；一般情况下不得复印、摘抄档案。

    5、所有的查、借阅者都要严守机密，借出档案也只限本人使用，未经许可，不得擅自转借，更不得涂改、划圈、自批、抽页和污损档案材料，要保持档案的整洁、完整。

    6、毕业生离校时，学生档案转出后，学生档案管理办公室要对《学生档案材料名册》、《档案异动材料登记表》、《转递学生档案通知单》（包括回执、存根等）、《学生档案卡片》等，按年度装订成册，长期保存。

    六、档案转递

    1、毕业生离校前，各系、班要在毕业生就业指导中心统一部署指导下，整理好毕业生的档案，做好装档密封及转递工作。学生在校期间因各种原因退学、转学、转专业等需转递档案时，各系、班要及时将学生的应存档案材料归档、密封，并做好相关的转递工作。

    2、各系部、班级在转递本院毕业生档案时，要按学校统一安排，依照当年《毕业生就业方案》中“档案转寄详细地址”栏信息，仔细填写学生档案寄送地址。填写好档案寄送地址后的毕业生档案，由学生档案管理办公室通过机要部门进行统一投递。

    3、学生档案转出后，学生档案管理办公室要在档案底册上作相应处理，要注意该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执，由学生处发函催要；收到回执后，学生档案管理办公室要将其粘贴在《学生档案转递通知单》存根上备查。

    4、毕业生到用人单位报到后一个月内，务必要到有关部门查收个人档案；未查收到档案的毕业生，需在毕业后一年内通过学校到机要部门查询。按机要局有关文件规定，一年后不再受理档案查询工作。

    七、附则

    1、本办法由学院学生工作处负责解释。

    2、本办法自下发之日起执行。原相关规定同时废止。其他有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。